PROCEDIMIENTO DE
CONCILIACION EXTRAJUDICIAL
El nuevo procedimiento de conciliación extrajudicial que nos trae el Decreto Supremo Nº 014-2008- JUS resulta mas rápido que el anterior regulado por el Decreto Supremo Nº 004-2005-JUS, que mantuvo su vigencia por un espacio de tres años, El nuevo reglamento del procedimiento de conciliación extrajudicial reduce considerablemente los plazos de los diversos actos conciliatorios, lo cual resulta beneficioso para los usuarios ya que ello les permite alcanzar la justicia en el menor tiempo, esfuerzo y gasto posible.
A continuación desarrollaremos el nuevo procedimiento de conciliación extrajudicial.
1.- DESIGNACIÓN DEL CONCILIADOR EXTRAJUDICIAL
Calificada positivamente la solicitud de conciliación extrajudicial y admitida a trámite, el siguiente paso es la designación del Conciliador Extrajudicial, corresponde a la máxima autoridad del Centro de conciliación extrajudicial designarlo, para ello el Director del Centro de Conciliación Extrajudicial designara únicamente a cualquiera de los Conciliadores Extrajudiciales adscritos al Centro de Conciliación Extrajudicial.
Plazo.-
El Director del Centro de Conciliación Extrajudicial designará al Conciliador Extrajudicial que dirigirá el procedimiento de conciliación extrajudicial el mismo día que ingreso la solicitud de conciliación teniendo como plazo máximo el día siguiente hábil de ingresada la solicitud.
2.- CURSAR LAS INVITACIONES
Una vez designado el Conciliador Extrajudicial éste procede a elaborar las invitaciones para la audiencia de conciliación Extrajudicial tanto al solicitante e invitado con las formalidades establecidas en el artículo 16 del reglamento de la ley de conciliación extrajudicial.
Artículo 16.- Contenido de las invitaciones a conciliar
Las invitaciones deberán redactarse en forma clara, sin emplear abreviaturas, y contendrán:
1. El nombre, denominación o razón social de la persona o personas a invitar y su domicilio.
2. La denominación o razón social y dirección del Centro de Conciliación.
3. El nombre, denominación o razón social y dirección del solicitante de la Conciliación.
4. El asunto sobre el cual se pretende conciliar.
5. Copia simple de la solicitud de Conciliación y sus anexos.
6. Información relacionada con la conciliación en general y sus ventajas en particular.
7. Día y hora para la audiencia de Conciliación.
8. Fecha de la invitación.
9. Nombre y firma del Conciliador.
En lo que concierne al día y hora de la audiencia de Conciliación en las invitaciones, se fijará sólo la fecha de la sesión que corresponda.
Adicionalmente, en las invitaciones, el Centro de Conciliación deberá consignar obligatoriamente la indicación pertinente para que en el caso de personas analfabetas o que no puedan firmar, éstas comparezcan acompañadas de un testigo a ruego.
PLAZO.- Para elaborar las invitaciones a la audiencia de conciliación extrajudicial el Conciliador Extrajudicial tiene un plazo de dos días hábiles contados desde el día de su designación como Conciliador extrajudicial.
3.- AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN
3.1.- LUGAR DE REALIZACIÓN
Por regla general la audiencia de conciliación extrajudicial se realizara únicamente en el local autorizado por el Ministerio de Justicia como Centro de Conciliación Extrajudicial.
Por excepción se puede realizar la audiencia de conciliación extrajudicial fuera del local autorizado por el Ministerio de justicia, en este supuesto se requiere la autorización previa y expresa del Ministerio de Justicia para realizar la audiencia de conciliación fuera del Centro de Conciliación. Lo cual implicara que el Conciliador Extrajudicial se desplace hasta el lugar donde deberá manejarse y gobernarse en forma imparcial y neutral, como si estuviera en el Centro de Conciliación Extrajudicial.
3.2.-QUIENES PARTICIPAN
Participaran en la audiencia de conciliación extrajudicial:
• Las partes conciliantes (solicitantes e invitados).
• Representantes legales de las partes conciliantes en el caso de personas jurídicas.
• Apoderados de las partes conciliantes los cuales actúan de forma excepcional en los siguientes casos:
- Personas domiciliadas en el extranjero
- Personas domiciliadas en distrito conciliatorio distinto.
- Personas domiciliadas en el mismo distrito conciliatoria, pero que se encuentran impedidas de trasladarse al Centro de Conciliación Extrajudicial.
- Parte conciliante conformada por 5 o mas personas.
• Terceros.- Cuando los acuerdos afecten sus derechos.
• Asesores de las partes conciliantes.
• El Conciliador Extrajudicial designado.
• Testigos a ruego en el caso de partes conciliantes analfabetas o impedidos físicos.
3.3.- FECHA DE LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL
SOLICITUD DE CONCILIACIÓN PRESENTADA POR UNA DE LAS PARTES CONCILIANTES
Cuando la solicitud de conciliación es presentada por una de las partes conciliantes la audiencia de conciliación extrajudicial se realizara dentro del sétimo día hábil contados a partir del día siguiente de haberse cursado las invitaciones para la audiencia de conciliación extrajudicial.
Las invitaciones a la audiencia de conciliación extrajudicial deben ser entregadas a las partes conciliantes tres días hábiles antes de realizarse la audiencia de conciliación extrajudicial.
La audiencia de conciliación extrajudicial dura treinta días naturales, contados desde el día de la última sesión, prorrogable por acuerdo de partes.
SOLICITUD DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL PRESENTADA POR AMBAS PARTES CONCILIANTES
Cuando la solicitud de conciliación extrajudicial fuera presentada por ambas partes conciliantes, luego de admitida, la audiencia de conciliación extrajudicial se podrá realizar en el día, siempre que se cuente con disponibilidad de salas de audiencias.
3.4.- NUMERO DE SESIONES
La audiencia de conciliación extrajudicial es única, es decir, una sola audiencia de conciliación extrajudicial y tiene un plazo de treinta días naturales, no se establece el máximo de sesiones de conciliación extrajudicial, por lo que esta puede incluir el numero de sesiones que las partes consideren necesarias para solucionar su conflicto.
Sin embargo se establece un mínimo de sesiones, que van de una a dos sesiones según sea el caso, El procedimiento de conciliación extrajudicial concluirá con una sola sesión en aquellas situaciones en que una de las partes o las dos no quieren solucionar su conflicto vía de la conciliación extrajudicial, como cuando ninguna de las partes asiste a la audiencia de conciliación, caso en el cual el procedimiento de conciliación extrajudicial termina por inasistencia de ambas partes, o cuando una de las partes no asiste a dos sesiones alternas o continuas en cuyo caso concluirá el procedimiento de conciliación extrajudicial por la inasistencia de una de las partes a dos sesiones continuas o alternas, o cuando las dos partes asiste y se ponen de acuerdo y el procedimiento concluye por acuerdo parcial o cuando no se ponen de acuerdo, caso en el cual el procedimiento de conciliación concluirá por falta de acuerdo.
Durante el desarrollo del procedimiento de conciliación extrajudicial se produce una serie de situaciones que las pasamos a describir brevemente:
CASO 1.-
CONCLUSIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL POR INASISTENCIA DE AMBAS PARTES CONCILIANTES A LA PRIMERA SESIÓN
Cuando el día y hora señalado para la sesión de conciliación extrajudicial ninguna de las partes conciliantes asiste a la primera sesión de conciliación extrajudicial, pese a estar debidamente notificados con la respectiva invitación para la sesión de conciliación en atención al articulo 17 del Reglamento de la Ley de conciliación extrajudicial, no se convoca a mas sesiones, por cuanto se entiende que las partes no desean recurrir a esta vía para solventar sus diferencias, en este caso se expedirá una certificación de haberse realizado las notificaciones de las invitaciones para las sesiones de conciliación extrajudicial de acuerdo con el articulo 17 del Reglamento de la Ley de conciliación extrajudicial y luego se expedirá un acta por inasistencia de ambas partes a una sesión de conciliación extrajudicial e inmediatamente se expide las copias certificadas del acta y de la solicitud de conciliación extrajudicial.
CASO 2.-
CONCLUSIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL POR INASISTENCIA DE UNA DE LAS PARTES CONCILIANTES A DOS SESIONES
INASISTENCIA DE UNA DE LAS PARTES A LA PRIMERA SESIÓN
En el caso que en el día y hora señalado para la realización de la primera sesión de conciliación extrajudicial solo una de las partes conciliantes asiste, pese a que la parte que no asistió esta debidamente notificada con la invitación en atención con el articulo 17 del Reglamento de la Ley de conciliación extrajudicial, se levanta un acta donde se dejara constancia de la asistencia de la parte conciliante que concurrió y de la inasistencia de la parte que no concurrió.
Asimismo se convocará para la segunda sesión de conciliación extrajudicial, la misma que se realizara dentro de los siete días hábiles contados desde el día siguiente de la realización de la primera sesión, mediante este acto se cursa la invitación a la segunda sesión a la parte conciliante que asistió a la sesión de conciliación extrajudicial, la sola firma de la parte que asiste a la primera sesión significa que ha sido invitada para la segunda sesión.
INVITACIÓN A LA SEGUNDA SESIÓN DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL
La segunda sesión de conciliación extrajudicial se realizara dentro de los siete días hábiles contados desde el día siguiente de haberse realizada la primera sesión de conciliación extrajudicial, debiendo ser entregada la invitación al conciliantes que no asistió a la primera sesión de conciliación extrajudicial tres días hábiles antes de la realización sesión de conciliación extrajudicial.
SEGUNDA SESIÓN DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL
Se pueden dar los siguientes casos:
INASISTENCIA DE AMBAS PARTES A LA SEGUNDA SESIÓN
El día y hora señalado para la segunda sesión de conciliación extrajudicial, si ninguna de las partes conciliantes asiste concluirá el procedimiento de conciliación extrajudicial, procediéndose a levantar un acta de conciliación extrajudicial por inasistencia de ambas partes.
INASISTENCIA DE UNA DE LAS PARTES A LA SEGUNDA SESIÓN
El procedimiento de conciliación extrajudicial puede concluir por la inasistencia de una de las partes a dos sesiones continuas o alternas:
INASISTENCIA DE UNA DE LAS PARTES A DOS SESIONES CONTINUAS
El día y hora señalado para la realización de la segunda sesión de conciliación extrajudicial si la parte que no asistió en la primera sesión de conciliación extrajudicial nuevamente deja de asistir a la segunda sesión, el procedimiento de conciliación extrajudicial concluye por insistencia de una de la partes a dos sesiones continuas, inmediatamente se expedirá una certificación de haberse realizado las notificaciones de las invitaciones para las sesiones de conciliación extrajudicial de acuerdo con el articulo 17 del Reglamento de la Ley de conciliación extrajudicial, luego del cual el Conciliador Extrajudicial procera a expedir una certificación de haberse realizado las notificaciones de las invitaciones para las sesiones de conciliación extrajudicial de acuerdo con el articulo 17 del Reglamento de la Ley de conciliación extrajudicial, el acta de conciliación por inasistencia de una de las partes a dos sesiones y las respectivas copias certificadas del acta y de la solicitud de conciliación extrajudicial.
INASISTENCIA DE UNA DE LAS PARTES A DOS SESIONES ALTERNAS
En el caso que la parte conciliante que no asistió a la primera sesión de conciliación extrajudicial asiste a la segunda sesión de conciliación y por el contrario la parte que asistió a la primera sesión no asiste a la segunda sesión, el Conciliador Extrajudicial procederá a invitar para una tercera sesión de conciliación extrajudicial y si cualquiera de las partes no asiste nuevamente indefectiblemente el procedimiento de conciliación extrajudicial concluye por insistencia de una de las partes a dos sesiones alternas, previamente el Conciliador extrajudicial expedirá una certificación de haberse realizado las notificaciones de las invitaciones para las sesiones de conciliación extrajudicial de acuerdo con el articulo 17 del Reglamento de la Ley de conciliación extrajudicial.
CASO 3 .-
CONCLUSIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL POR FALTA DE ACUERDO
Si el día y hora señalado para la sesión de conciliación extrajudicial concurren ambas partes conciliantes y estas deciden no llegar a ningún acuerdo, el procedimiento de conciliación extrajudicial concluye por falta de acuerdo, procediéndose inmediatamente a levantar el acta por falta de acuerdo y entregar copias certificadas del acta de conciliación extrajudicial y de la solicitud de conciliación extrajudicial.
CASO 4.-
SUSPENSIÓN DE LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL
El día y hora señalado para la realización de la audiencia de conciliación extrajudicial si ambas partes concurren y estas deciden realizar otra sesión, se levantara un acta de suspensión de audiencia de conciliación extrajudicial donde se consignara los siguientes datos:
• Se dejara constancia de la asistencia de ambas partes conciliantes.
• Se fijara el día y hora de la próxima sesión de conciliación extrajudicial.
El acta debe ser suscrita por ambas partes y el Conciliador Extrajudicial, por la sola firma de entenderá que han sido notificadas para la siguiente sesión.
CASO 5.-
REPROGRAMACIÓN DE AUDIENCIA
Si el día y hora señalado para la audiencia de conciliación extrajudicial asiste una de las partes conciliantes y de la lectura del expediente se verifica que la parte conciliante que no concurrió no ha fue debidamente notificada con la invitación para conciliar de conformidad con el articulo 17 del reglamento de la ley de conciliación extrajudicial, por cualquier situación que le impida conocer la realización de la audiencia de conciliación extrajudicial, se procederá a levantar un acta en la que se consignara los siguiente :
• La circunstancia que motiva una nueva sesión de conciliación extrajudicial.
• Se fijara nueva fecha para la próxima sesión, la que se realizara dentro del sétimo día habil de realizada la ultima sesión de conciliación extrajudicial, contados desde el día siguiente de la realizada la ultima sesión de conciliación extrajudicial.
El acta deberá ser firmada par la parte conciliante que asistió, con lo cual se da por invitada para la próxima sesión de conciliación extrajudicial.
Inmediatamente se cursara la invitación correspondiente a la otra parte conciliante, de conformidad con el articulo 17 del reglamento de la ley de conciliación extrajudicial
CASO 6
CONCLUSIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL POR ACUERDO TOTAL
Si el día y hora señalado para la sesión de conciliación ambas partes conciliantes concurren y logran un acuerdo total, el Conciliador extrajudicial extenderá un acta por acuerdo total e inmediatamente expide a las partes conciliantes copias certificadas del acta de conciliación por acuerdo total y de la solicitud de conciliación extrajudicial.
CASO 7
CONCLUSIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL POR ACUERDO PARCIAL
Si el día y hora señalado para la realización de la audiencia de conciliación extrajudicial ambas partes concurren y logran un acuerdo parcial, el Conciliador Extrajudicial procederá inmediatamente a extender un acta por acuerdo parcial y a expedir la respectiva copias certificadas del acta y de la solicitud de conciliación extrajudicial.
CASO 8.-
CONCLUSIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL POR DECISIÓN MOTIVADA DEL CONCILIADOR
El Conciliador Extrajudicial procederá a expedir la respectiva acta de conciliación extrajudicial por decisión motivada en tres circunstancias:
• Por violaciones a los principios de la conciliación Extrajudicial ( equidad, veracidad, buena fe, confidencialidad, imparcialidad, neutralidad, legalidad, celeridad y economía).
• Cuando se retira alguna de las partes antes de concluir la audiencia.
• Cuando alguna de las partes se niega a firmar el acta de conciliación.
